W transporcie morskim mamy do czynienia z różnego typu opłatami, o czym pisałam we wpisie https://www.pracownialogistyka.pl/index.php/2020/03/17/oferta-handlowa-na-fracht/
Jednymi z opłat, o których usłyszymy dopiero w momencie kiedy armator jenam naliczy są: Demurrage i Detention, które są konieczne, aczkolwiek bardzo niewygodne i kłopotliwe.
Dla przypomnienia, demurrage jest to koszt nakładany przez armatora, gdy kontenery przekroczą czas wolny do odbioru z portu. Detention – koszt nakładany na klienta w momencie kiedy przekroczymy czas wolny, którym dysponujemy aby zwrócić kontener do portu. Wytyczne co do ilości dni i wysokości opłat są różne, w zależności od armatora (właściciela statku).
Są to koszty, które nie dotyczą wyłącznie zależności armator- czarterujący statek, ale także importerów, będących właścicielami towarów znajdujących się wewnątrz każdego kontenera.
Jak można się domyślić, czarterujący czyli firma spedycyjna/agent, która pomaga nam importować towar, nie pokrywa tych kosztów z własnej kieszeni. Jesteśmy więc niejako zakładnikami – trzecią stroną – pomiędzy armatorem a spedycją. Nie mając wpływu na czas odbioru kontenera z portu, ponosimy koszty przekroczenia wolnego terminu.
Właściciele statków mają najprostszą część: muszą obliczyć i zafakturować tylko swojego czarterującego. Ale za czarterem kryje się cały łańcuch dostaw powiązanych ze sobą transakcji. W przypadku niektórych transakcji może wystąpić wiele interakcji kupna/sprzedaży, w których firma handlowa w ogóle nie widzi fizycznego ładunku, ale nadal jest stroną roszczenia przestojowego.
Spedycje kupują od agenta i odsprzedają importerowi frachty na warunkach FOB lub CIF, udostępniając te same warunki drugiej stronie, tym samym zmniejszając swoje koszty do zera – pokrywa je kto inny. Ale to wierzchołek góry lodowej, bowiem istnieje wiele kosztów wykonania tych rzekomo zerowych transakcji – choćby opłaty bankowe, przewalutowania. Tego rodzaju opłat operacyjnych, nie można bezpośrednio przekierować do jednej ze stron łańcucha dostaw (pierwotnego wystawcy do odbiorcy końcowego), ponieważ nie ma pomiędzy nimi bezpośredniej umowy wiążącej ich wzajemnie.
Efekt takiej sytuacji jest dwojaki.
Na początku każda ze stron łańcucha dostaw, powinna dostać z portu oświadczenie z kalkulacją przestojów, tzw. SOF – Statement of Facts. Najczęściej są to pliki w formacie xls, pdf lub maile z ręcznym opisem. Bez tego dokumentu nie są w stanie sprawdzić czy obciążenie za demurrage jest zasadne. Aby to sprawdzić, takie rozliczenie należałoby wprowadzić do własnego systemu, aby dokonać prawidłowej weryfikacji. Taka weryfikacja najczęściej odbywa się ręcznie ze względu na różnorodność formatów takich oświadczeń, co jest obarczone błędem ludzkim.
Druga kwestia – biorąc pod uwagę, że takie koszty są przerzucane na finalnego odbiorcę, czarterujący mają więc pokrycie w odroczonych płatnościach za nie. W związku z tym, nikt nie przykłada do weryfikacji szczególnej wagi – przecież klient zapłaci, bo taka jest zasada tych opłat (demurrage i detention). Wszelkie reklamacje i roszczenia, nie są rozpatrywane w pierwszej kolejności. Roszczenia te są umownie wiążące czarterującego i właściciela statku. W praktyce wygląda to tak, że czarterujący nie rozliczy się z roszczeń, dopóki sam nie otrzyma zapłaty od finalnego odbiorcy, na którego te opłaty refakturował.
Skutek? Armator, często przez wiele miesięcy, czeka na uregulowanie należności. Szacuje się, że średnie roczne opłaty przestojowe u importerów mogą wynosić około 300 mln dolarów. Czyli właściciele statków są jednocześnie bankierami z niezła inwestycją odsetkową. Co więc robią aby uzupełnić lukę w środkach na koncie ? – nic innego jak podnosząc stawki za fracht…
Czy jest na to rozwiązanie?
Najprostsze na miarę czasów – system SOF powinien być w wersji cyfrowej, kompatybilnej z prostymi kalkulatorami, z których mogliby korzystać czarterujący czy spedycje. Skróciłoby to proces lub wyeliminowało błędy w procesowaniu takiego rozliczania.
Usprawnianie procesu naliczana opłat przestojowych jest wręcz konieczne. Automatyczne kalkulatory „rozumiejące” warunki handlowe we wzajemnych umowach czarterującego, spedycji i finalnego klienta, pomogłyby osiągnąć cel bezpośredniego przetwarzania danych, jednocześnie zmniejszając ręczną interwencję w proces. Wówczas 80 % roszczeń, mogłoby być obsługiwanych dużo sprawniej, zostawiając pozostałe do indywidualnej interpretacji w skrajnych przypadkach przez pracownika.
Na rynku jest wiele firm, które chętnie dostarczą rozwiązania informatyczne do prawidłowego rozliczania takich roszczeń.
